Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar Berbasis Web pada Subbagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan

Abstract

Administrasi surat menyurat merupakan salah satu aspek penting dalam tata kelola lembaga pemerintahan karena berfungsi sebagai media komunikasi resmi dan sarana dokumentasi kegiatan. Namun, Subbagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Provinsi Sumsel hingga kini masih mengelola surat masuk dan keluar secara manual menggunakan buku ekspedisi dan penyimpanan arsip fisik. Cara konvensional ini menimbulkan berbagai kendala, di antaranya lambatnya proses pencarian dokumen, risiko kehilangan atau kerusakan arsip, serta keterbatasan dalam melakukan rekapitulasi data secara cepat dan akurat. Kondisi ini memperlihatkan perlunya solusi digital yang dapat meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan transparansi administrasi.Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi pengarsipan surat masuk dan keluar berbasis web yang sesuai dengan kebutuhan Subbagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Provinsi Sumsel. Pendekatan yang digunakan adalah Object-Oriented Analysis and Design dengan pemodelan Unified Modeling Language. Tahapan penelitian meliputi pengumpulan data melalui observasi dan wawancara, analisis kebutuhan sistem, pemetaan alur kerja menggunakan Business Process Model and Notation, perancangan Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram, serta pembuatan prototipe antarmuka pengguna menggunakan Figma. Sistem yang dirancang menyediakan fitur utama berupa autentikasi login, dashboard informasi, manajemen data surat masuk/keluar, pencarian arsip digital, dan pencetakan laporan, disertai perhatian terhadap aspek non-fungsional seperti keamanan, kemudahan penggunaan, dan fleksibilitas. Hasil penelitian berupa rancangan sistem informasi yang terstruktur dan siap untuk tahap implementasi. Rancangan ini diharapkan dapat mempercepat proses pencatatan dan pencarian arsip, mengurangi risiko kehilangan dokumen, serta mendukung pengelolaan administrasi surat secara transparan dan terintegrasi. Dengan demikian, penelitian ini memberikan kontribusi nyata sebagai solusi awal transformasi digital di lingkungan Sekretariat DPRD Provinsi Sumsel.